ŻYCIE
TO CYRK
POWRÓT DO REALIZACJIKLIENT
Pani Magda to osoba prywatna, która w związku ze zbliżającymi się 50-tymi urodzinami męża, zapragnęła wyprawić mu wyjątkowe przyjęcie urodzinowe. Cel był jeden: impreza miała pozostawić niezapomniane wspomnienia zarówno u samego Jubilata, jak i wszystkich zaproszonych na wydarzenie Gości. Przeczytajcie tekst do końca, a przekonacie się, że ostateczny rezultat zaskoczył nas wszystkich!
OCZEKIWANIA
Klientka już na wstępie zaznaczyła, że impreza ma być huczna, spektakularna i najeżona atrakcjami. Zadanie nie należało do najprostszych, gdyż jak zostaliśmy poinformowani, zaproszeni na event Goście niejedno już w życiu widzieli i byli przyzwyczajeni do bardzo wysokich standardów. Ich liczba też robiła wrażenie, gdyż na liście znalazło się 130 nazwisk. Wiedząc jak wysoko postawiona jest poprzeczka, postanowiliśmy zrobić wszystko, aby nie tylko sprostać ich oczekiwaniom, ale nawet je przewyższyć.
Najważniejszy był jednak oczywiście sam Jubilat. Pani Magdzie zależało przede wszystkim na efekcie zaskoczenia. Nie chciała, aby mąż czegokolwiek się domyślił, dlatego wszystkie przygotowania planowane były w tajemnicy. Klientka podkreśliła także, że zależy jej na dyskrecji. Chciała, aby wszyscy zaproszeni na urodziny czuli się swobodnie i naturalnie, co w dobie nieustannych relacji wrzucanych na media społecznościowe bywa dziś często utrudnione. Oczywiście zastosowaliśmy się do wszystkich tych wytycznych. Na przygotowanie wydarzenia dostaliśmy dwa miesiące. Wtedy myśleliśmy jeszcze, że czasu mamy wiele, ale nagłe załamanie pogody w ostatniej chwili zweryfikowało wszystkie nasze plany. Ale o tym jeszcze za chwilę.
NASZA WIZJA
Jak już podkreślaliśmy, Klientce marzyło się coś nietuzinkowego, oryginalnego, zaskakującego… W toku kolejnych rozmów i spotkań szybko okazało się, że małżonkowie uwielbiają dobrą zabawę, nie boją się wyzwań i mają spory dystans do otoczenia. Długo dyskutowaliśmy więc o tym, w jaki sposób zrobić na nich wrażenie naszym pomysłem. I jak to zwykle bywa, ten pomysł objawił się zupełnie znienacka. W trakcie burzy mózgów, na której wymienialiśmy dziesiątki inspiracji nagle ktoś z zespołu rzucił w powietrze komentarz - ale cyrk! I od tego niepozornego hasła właściwie wszystko się zaczęło. Pomysły zaczęły wyskakiwać nam jak z kapelusza. A gdyby tak imprezę zorganizować w prawdziwym namiocie cyrkowym? Zatrudnić klaunów, magika i akrobatki? W końcu miało być spektakularnie i z pompą! Nie czekając długo, wyruszyliśmy na wizję lokalną. Nasze kroki skierowaliśmy do Cyrku Wiktoria, który znany jest z wysokiej jakości swoich występów. Chcieliśmy dowiedzieć się, czy wynajęcie namiotu jest w ogóle możliwe, a przy okazji zbadać, na przeniesienie których atrakcji z oryginalnego programu moglibyśmy sobie pozwolić, aby zapewnić naszym Gościom bezpieczeństwo w trakcie wydarzenia. Gdy byliśmy już gotowi, aby zaprezentować nasz pomysł Klientce, od razu otrzymaliśmy zgodę na działania. Tematem imprezy ostatecznie miało zostać hasło “Życie to cyrk!”.
REALIZACJA
Na przygotowanie eventu mieliśmy 2 miesiące. Czasu niby sporo, ale też produkcja nie należała do najłatwiejszych. Tym bardziej, że jak możemy już zdradzić, musieliśmy zweryfikować całą naszą wizję na niecałe dwa tygodnie przed samym wydarzeniem. Decydując się na imprezę w namiocie, braliśmy oczywiście pod uwagę uroki wakacyjnej polskiej pogody. Byliśmy gotowi na deszcz, a nawet grad, ale nikt z nas nie mógł przewidzieć, że na półtora tygodnia przed wielkim dniem nastąpił fatalne załamanie pogody, a przez cały kraj przejdą niekontrolowane trąby powietrzne i spektakularne ulewy połączone z falą podtopień. Po gorączkowych dyskusjach zgodnie stwierdziliśmy jednak, że bezpieczeństwo Gości to wartość nadrzędna i musimy szukać nowej przestrzeni na event. Nie była to łatwa decyzja, gdyż w pewnych aspektach musieliśmy zaczynać praktycznie od zera…
Z pomocą przyszli nasi niezastąpieni partnerzy od zadań specjalnych. W kwestii lokalizacji wsparł nas Hotel Double Tree by Hilton. Dzięki okazanemu nam zaufaniu mogliśmy popuścić wodze swojej fantazji i przerobić przestrzenie hotelu na najprawdziwszy cyrk. Oczywiście nie udałoby się to bez wsparcia firmy Spice for Space, która wyczarowała dla nas scenografię jak z hollywoodzkiego filmu. Dzięki nim powstała m.in. scena o kształcie cyrkowego namiotu, I przypomnijmy jeszcze, że na stworzenie wszystkiego mieli niewiele ponad tydzień! Idąc ramię w ramię z ekipą techniczną z firmy Grupa I nie musieliśmy też martwić się zabezpieczeniem planowanych atrakcji. Montaż girland pod sufitem, nagłośnienie w trakcie występów na żywo czy szczegółowo zaplanowany ruch świateł na scenie i poza nią - mimo, że czasu nie było wiele, szczęśliwie udało nam się zdążyć ze wszystkim.
Wracając jednak do samego przebiegu przygotowań do wydarzenia, na rozłożenie scenografii i techniki mieliśmy pełne dwa dni i noce. Oczywiście zdążyliśmy, ale też łatwo nie było. Do hotelu wwieźliśmy kupę siana i to dosłownie, bo stanowiło ono ważny element dekoracji. Od razu uprzedzamy, że po wydarzeniu trafiło ono do podkrakowskiej stajni, gdzie posłużyło jeszcze nie jednemu koniowi. Gdy wybiła godzina zero, na miejsce zaczęli tłumnie schodzić się Goście. Oczywiście już na etapie zaproszeń zdradziliśmy im motyw przewodni imprezy. Dzięki temu mogli przybyć na nią odpowiednio ubrani. Tym, którzy nie mieli jednak szansy przygotować własnych strojów, przyszliśmy oczywiście z pomocą. Na wejściu czekała na nich też szafa z dodatkami, które mogli dobrać w zależności od własnej fantazji. Największym wyzwaniem było oczywiście przygotowanie stroju dla samego Jubilata. Klientka dostarczyła nam wymiary męża, dzięki czemu mogliśmy zamówić dla niego idealny kostium. Tego wieczoru jego rola mogła być tylko jedna - został, rzecz jasna, Dyrektorem całego tego Cyrku :) Kiedy przyjechał na miejsce swojej imprezy niespodzianki z przepaską na oczach, wszyscy Goście wstrzymali na chwilę oddech, a potem jednym głosem zaśpiewali mu huczne STOOO, LAT! Aż na samo wspomnienie tej chwili znowu czujemy ciarki ekscytacji. Widok zaskoczonej, zafascynowanej i pełnej radości twarzy Jubilata stanowi bez dwóch zdań jeden z najjaśniejszych momentów w naszej agencyjnej działalności. I cóż dodać więcej, od tego momentu impreza rozkręciła się na dobre!
Event prowadzony był przez konferansjera, w rolę którego wcielił się aktor Dariusz Niebudka. Jego obecność miała charakter towarzyszący wyłącznie wydarzeniom na scenie. Klientce zależało bowiem, aby impreza mogła żyć własnym życiem i nie była ograniczona sztywnymi ramami harmonogramu. jej rytm wyznaczały jedynie kolejne serwowane posiłki oraz program występów artystycznych. Dzięki nawiązaniu współpracy z Cyrkiem Wiktoria mogliśmy umieścić w programie wydarzenia pokazy akrobatyczne w tym niezwykle widowiskowy moduł aerial, w którym akrobaci unosili się wysoko nad ziemią, prezentując wymyślne figury i często przyprawiając nas przy tym o szybsze bicie serca. Nie mogło zabraknąć oczywiście występu klaunów, którzy bawili publiczność aż do łez. Wisienką na torcie były popisy psów rasy border collie, które rozkochały w sobie publikę, ale też trudno się temu dziwić. prawdziwe z nich słodziaki. To jednak nie było wszystko. Goście mieli okazję skorzystać na miejscu także ze stacji z bodypaintingiem, fotobudki umiejscowionej w klimatycznym minibusie, a nawet usług wróżki, która cieszyła się taką popularnością, że ustawiła się do niej naprawde imponująca kolejka. Podczas całego wydarzenia odbywał się również konkurs na najlepsze przebranie, w którym można było wygrać maszynę do robienia popcornu. Całość umilały występy zespołu na żywo oraz DJ-skie sety, a na spragnionych czekały fikuśne drinki, w tym także modne Vapshoty, czyli drinki podawane w formie pary oraz szafy z prosecco dostarczone przez firmę Make Shake. Czy musimy w tym miejscu dodawać, że impreza trwała do białego rana?
Jak pisaliśmy na wstępie, rozmach imprezy przekroczył nawet nasze oczekiwania. Ale oczywiście najważniejsza była dla nas opinia samej Klientki. I tu natrafiliśmy na same pochwały. Docenione zostały zwłaszcza nasze dążenie do perfekcji i dbałość o detal, a także umiejętność zachowania zimnej krwi nawet w najbardziej niespodziewanych sytuacjach. Pani Magda stwierdziła, że dzięki działaniom Voel nie musiała w zupełności martwić się przebiegiem przygotowań, bo w każdym ich momencie czuła się przez nas zaopiekowana. I to chyba najpiękniejsze podsumowanie naszej pracy. Dziękujemy!
