POWRÓT DO BLOGA
Agencja eventowa – czym się dokładnie zajmuje i w czym tkwi jej siła?
07.04.2023 12min
Tworzenie wydarzeń, które wywrą wrażenie na odbiorcach, to duża odpowiedzialność. Na drodze od pomysłu na event do jego zorganizowania, jest tak wiele elementów, które muszą się połączyć w jedną całość, że bez odpowiedniego doświadczenia ostateczny efekt starań często jest niezadowalający. Na szczęście coraz więcej firm, ale i osób prywatnych zdaje sobie z tego sprawę, dlatego do planowania i koordynacji wydarzeń zatrudniają profesjonalistów. Niezależnie od tego, czy jest to konferencja firmowa, coroczne spotkanie inwestorów, gala jubileuszowa, czy jakakolwiek inna okazja, agencja eventowa odgrywa kluczową rolę w procesie przygotowania, produkcji i rozliczenia takiego wydarzenia. Tym bardziej, decydując się na współpracę w zakresie eventów wszelkiego rodzaju, warto zdać się sprawdzony zespół specjalistów w tej dziedzinie.
Czym się zajmuje agencja eventowa?
Agencja eventowa nie tylko bierze na siebie ciężar planowania, ale zapewnia kompleksowy zakres usług, począwszy od koncepcji kreatywnej, wyszukiwania lokacji czy tworzenia budżetu, aż po jego pełną realizację od strony produkcyjnej. Zakres jej działań obejmuje m.in. wybór miejsca, oprawę stylistyczną, catering, marketing, logistykę, a także analizę i rozliczenie wydatków.
Agencja eventowa, organizując event, ściśle współpracuje z Klientem, aby mieć pewność, że wydarzenie jest zgodne z jego wizją i celami. Zdejmuje z niego presję bycia organizatorem i zapewnia przekształcenie idei i pomysłów na wydarzenie, w spektakularny sukces. Zaangażowanie agencji eventowej gwarantuje ponadto, że wydarzenie będzie dopasowane do potrzeb uczestników oraz zorganizowane zgodnie z najwyższymi standardami.
Zalety korzystania z usług agencji eventowej
W przeciwieństwie do wewnętrznych zespołów, tworzonych w firmie na potrzeby organizowania wydarzeń, dobra agencja eventowa ma ustaloną sieć dostawców i podwykonawców, co czyni ją nie tylko ekspertem w swojej dziedzinie, ale pozwala negocjować zupełnie inne, bardziej atrakcyjne stawki. W procesie planowania imprezy szczególnie sprawdza się powiedzenie „kto mało płaci, ten płaci dwa razy”, ponieważ koszty popełnienia błędu mogą znacznie przewyższyć rzekome oszczędności. Powierzając organizację imprezy niesprawdzonej agencji eventowej ryzykujemy nie tylko utratę pieniędzy, ale także czegoś znacznie ważniejszego, co trudno będzie naprawić – reputacji.
Co istotne, w budżetowanie eventu należy wziąć pod uwagę nie tylko czynniki finansowe. Niezwykle cennym towarem w biznesie jest bowiem także czas, a współpraca z agencją eventową może go sporo zaoszczędzić. Zamiast poświęcać go w firmie na koordynowanie szerokiej gamy rozdrobnionych dostawców, lepiej oddać te działania w ręce agencji, która zorganizuje wszystko bez wysiłku, korzystając z własnej sieci kontaktów, wiedzy i doświadczenia. Dzięki temu Klient agencji może się skupić na innych, krytycznych aspektach swojej działalności. Tym bardziej, że samodzielna organizacja wydarzenia może być przytłaczająca dla kogoś, kto nie ma w tej materii doświadczenia. To proces, który wymaga dużej dbałości o szczegóły. Stres, spowodowany lękiem o to jak wiele rzeczy może pójść nie tak lub utknąć w martwym punkcie, może negatywnie wpłynąć na sukces przedsięwzięcia. Decydując się na współpracę z profesjonalną agencją eventową Klient zyskuje pewność, że impreza przebiegnie gładko a jemu pozostanie jedynie wejść w rolę gościnnego gospodarza.
Ostatni, choć równie ważny argument przemawiający za tym, że warto podjąć współpracę z agencją eventową dotyczy tego, że udane wydarzenie przyniesie wymierny zwrot z poniesionej inwestycji. Każdy z uczestników wyjdzie z niego pod wrażeniem. Ten pozytywny odbiór eventu, rezonując wśród odbiorców, pomaga budować reputację marki nawet na długo po wydarzeniu. Nie bez powodu to właśnie eventy uważane są jedno z kluczowych narzędzi marketingowych.
Czym się kierować przy wyborze agencji eventowej?
Wybór odpowiedniej agencji eventowej to decyzja o strategicznym znaczeniu. Jak do tego podejść? Z pewnością nie warto polegać wyłącznie na efektownej stronie internetowej i imponujących kontach w mediach społecznościowych. O tym, czy dana agencja eventowa faktycznie zna się na swojej profesji świadczą udokumentowane realizacje, a także recenzje i rekomendacje Klientów, którzy już skorzystali z jej usług.
Dodatkowo dobrze jest zwrócić uwagę na wartości i kulturę panującą w szeregach agencji. Podobna wizja świata, poczucie estetyki czy ogólnie pojęta kindersztuba z pewnością przekładają się na późniejsze efekty współpracy. Istotne jest także to, czy agencja eventowa dedykuje Klientowi opiekuna projektu, który poprowadzi cały proces organizacji wydarzenia od początku do końca. Zdajemy sobie sprawę, że ludzi są różni i komunikują się także na wiele sposobów. Dlatego tak ważna jest chemia między Klientem a jego opiekunem. W przypadku braku odpowiedniej komunikacji pojawia się bowiem ryzyko problemów w dalszej koordynacji wspólnych działań.
Przy wyborze agencji eventowej warto więc, poza aspektami czysto „technicznymi”, wziąć pod uwagę także te, które wpływają na dobrą atmosferę współpracy. Z naszej strony zapewniamy, że w Voel kładziemy na nią wyjątkowy nacisk, wierząc w to, że jako zgrany, lubiący się zespół jesteśmy w stanie przenieść tę energię na Klientów, z którymi mamy przyjemność działać. Serdecznie zapraszamy do współpracy!
autor
Gabriela Gajewska-Jędrzejczyk
co-CEO